CASE: Farmoquímica sistematiza gerenciamento de fretes com GKO FRETE

10 08 2010

Planilhas eletrônicas e processos manuais deram lugar à acuracidade de dados e agilidade no processo de conferência

A indústria farmacêutica carioca Farmoquímica (FQM) atua há mais de 70 anos no mercado produzindo e comercializando medicamentos éticos. Com uma fábrica de 26.000 m2 e um centro de distribuição com capacidade para armazenagem de mais de três milhões de unidades de medicamentos, em 2007 a empresa expandiu seu tamanho ao inaugurar uma fábrica de 1.200 m2 para produção de sólidos hormonais e, apesar de um porte expressivo nas atividades de armazenagem e expedição de produtos, até 2005 a FQM gerenciava seus fretes com auxílio de planilhas eletrônicas.

Os controles de entregas eram enviados pelas transportadoras prestadoras de serviços em planilhas eletrônicas e a conferência de faturas era feita manualmente. O processo, de acordo com o coordenador de expedição da FQM, Márcio Batista, consumia tempo e deveria ser otimizada. “Todas as faturas de fretes eram calculadas manualmente e havia precariedade das informações sobre ocorrências de entregas transmitidas pelas transportadoras”.

O GKO Frete veio em momentos em que a empresa precisava “profissionalizar” com urgência a gestão de seus fretes e visualizar claramente as informações de expedição de seus volumes; acompanhar o status dos produtos expedidos; e promover a integração com clientes (setores) internos como o financeiro, fiscal e vendas e com clientes externos, ou seja, as transportadoras. Outros benefícios vislumbrados com a implantação do GKO Frete eram as simulações de fretes, o acesso a relatórios gerenciais para a tomada de decisões e a possibilidade de avaliar o desempenho das transportadoras.

A solução e os resultados

A implantação do GKO Frete pela FQM foi sacramentada em 2005 registrando como maior desafio uma mudança de hábito no dia a dia dos colaboradores. A empresa usuária venceu rapidamente as barreiras culturais para educar e multiplicar para os colaboradores de outras áreas da empresa, como os departamentos financeiro e fiscal, os benefícios decorrentes da integração para a rápida troca de informações no âmbito do gerenciamento de fretes proporcionado pela nova ferramenta.

O coordenador de expedição da FQM, Márcio Batista, aponta a velocidade na troca de informações com fornecedores da área de Transportes como um dos pontos fortes resultantes da implantação do GKO Frete, pois a logística da empresa requer rapidez, seja de uma informação de entrega ou na conferência de faturas. “A integração com os clientes internos foi de grande valia, mas poder conhecer os números de fretes e simular situações também foi uma conquista importante”.

Ele diz que outro destaque do GKO Frete para a gestão de fretes da FQM é o módulo de auditoria, também chamado de conferência, em que o usuário confronta os valores de frete de forma ideal, ou seja, no momento do envio da emissão e envio do conhecimento. Isso permite correções antes da emissão da fatura, sendo possível detectar erros em informações como alíquotas de impostos. Como utiliza esse módulo de forma intensa, a FQM é um usuário com grande conhecimento e também exigente para dinamizar os processos: a empresa deu início à utilização de um recurso para geração de pré-fatura para transferir a sobre carga em relação a auditoria para a transportadora.

No módulo Acompanhamento de Entrega/Ocorrência, a FQM verifica o status da carga (se foi entregue atrasada, se foi extraviada, avariada, etc.) e ganhou maior poder de negociação com transportadoras com base no prazo de entrega na cidade destino. Com base nessas informações consegue gerar relatórios estatísticos avaliando o desempenho da transportadora.

No final de 2009, a FQM precisou alterar a interface de escrituração fiscal para atender às demandas de informações de seu software de gestão empresarial para o SPED Fiscal.

Sobre a GKO Informática

Fundada em 1987, a GKO Informática se dedica ao desenvolvimento e ao apoio à implantação de soluções de base tecnológica na área de logística e especializou-se na área de gestão de fretes para embarcadores, segmento no qual atua com seu principal produto, o software de gestão de fretes GKO FRETE. A empresa oferece serviços de consultoria e ministra cursos aos embarcadores sobre como contratar e administrar fretes para gerar lucros. O software GKO FRETE foi eleito a Marca Líder em software TMS nos anos de 2006, 2007, 2008 e 2009 em premiação promovida pela revista IntraLogística, editada pelo Instituto IMAM. A GKO Informática foi eleita “Protagonista da Logística” pela Aslog em 2009, na comemoração do décimo aniversário da Associação que representa os profissionais de logística.

A GKO estendeu as aplicações do GKO FRETE aos segmentos de serviços, varejo e portais da internet que oferecem serviços de cotação de fretes, intensificando também sua atuação junto aos operadores logísticos. A empresa oferece a modalidade de terceirização de infraestrutura (hardware e software) para seus clientes, o que permite aos clientes o acesso ao GKO FRETE via internet no modelo Saas. Mais de 200 empresas implementaram a ferramenta para gerenciar seus fretes, entre elas Danone, Mabel, Melitta, Parmalat, Volkswagen, Volvo, Schulz, Chevron, BR Distribuidora, Amanco, Natura, DPaschoal, Mabe, Panasonic, GKS, Novartis, Roche, Mantecorp, Syngenta, BIC, Oi, Teka, Carrefour, WalMart, Coteminas, Record, Saraiva, O Boticário, entre outras.

Mais informações:

Manchete Editorial Comunicação

Andrea Espírito Santo

Assessora de imprensa

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Telefone: (11) 5587-3539/ (11) 8263-4543
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