Auditoria

Auditoria é uma atividade de avaliação independente, voltada para o exame e avaliação da adequação, eficiência e eficácia dos sistemas de controles internos de uma organização e o respeito a normas e padrões predeterminados, objetivando a integridade, transparência e confiança nas informações e operações.

Um dos objetivos da auditoria é estabelecer e monitorar planos, critérios, avaliações e métodos de trabalho para tornar o sistema de controles operantes, reduzindo sistematicamente as possibilidades de erros e eliminando atividades que não agregam valor para a empresa.

Tipos de Auditoria

Auditoria de primeira parte (auditoria interna):

São auditorias conduzidas pela própria organização, ou em seu nome, para análise crítica pela direção e outros propósitos internos, e podem formar a base para uma auto-declaração de conformidade da organização. Em muitos casos, particularmente em pequenas organizações, a independência pode ser demonstrada pela liberdade de responsabilidades pela atividade sendo auditada.

Auditoria de segunda parte:

Auditorias realizadas por partes que têm um interesse na organização, tais como clientes, ou por outras pessoas em seu nome.

Auditoria de terceira parte:

Auditorias executadas por uma organização externa de auditoria independente, tais como organizações que provêem certificados ou registros de conformidade com os requisitos da ISO 9001, 14001 ou outra norma.

A auditoria logística é um exame periódico do status das atividades logísticas. Em função da possibilidade de ocorrência de erros nos sistemas de relatório e da ausência de relatórios sobre determinadas atividades, surge a necessidade de uma completa avaliação periódica da situação. Um sistema de controle perde sua efetividade quando a informação disponível carece de precisão. A auditoria de informação é usada para estabelecer novos pontos de referência em relação aos quais os relatórios são gerados e para corrigir erros resultantes do desempenho de algumas atividades logísticas vítimas da informação errada.

Exemplos de atividades a serem auditadas:

• Compras
• Estoque
• Inventário
• Fretes
• Controle da frota, transporte e distribuição
• Armazenagem
• Níveis de serviço ao cliente
• Custos logísticos

Todas elas provêem informações básicas indispensáveis para um efetivo controle logístico.

Contratar uma agência externa é algo especialmente benéfico para a pequena empresa que não pode prover eficientemente uma equipe para tal atividade.

Eficácia x Eficiência

Um post bem rápido 🙂

Apesar das palavras quase parecem ortograficamente iguais, seus significados são bem diferentes. Algumas empresas têm a visão de que não importa a quantidade de recursos necessários serão usados para atender a demana de determinado produto, oferecer um bom serviço, atingir um objetivo, mas sim o cumprimento do que foi acertado. Essas empresas são eficazes, mas não eficientes.

Eficácia é a forma de como uma empresa atinge um determinado objetivo ou resultado.  Enquanto a eficiência busca atingir tal objetivo, mas com medidas para a redução do uso de recursos da empresa. Empresas bem organizadas e que buscam vantagem competitiva visam a eficiência, ou seja, produzir mais com menos.

Sistemas de Produção

Linha de produção de aviões

A produção é composta por operações que transformam um conjunto de matérias em produtos acabados ou semi-acabados. É a razão de empresas do segundo setor econômico, o da manufatura, de existir. Portanto, empresas que criam e implantam estratégias bem definidas, possuem boa vantagem competitiva em relação à concorrência.

Vou falar brevemente de quatro variáveis de produção que  as empresas usam.

Sistema de Produção Contínua ou Produção Repetitiva – Make to Stock em inglês

Produção para atender nivéis de estoque, atender previsões de vendas, ocorre antes que um pedido seja recebido. O tempo de entrega para o cliente é minimizado deviado ao fato de haver produtos em estoque. Estoques de segurança são mantidos para enfrentar as oscilações de mercado.

Este tipo de produção divide-se em  indústria discreta e indústria de processos. A indústria discreta possui como exemplo computadores, TV’s, geladeiras, etc. Na indústria discreta, os lotes de materiais são facilmente identificados. A indústria de processos, geralmente são representadas por derivados de petróleo e os lotes de materiais são dificilmente identificados devido à grande mistura de matérias.

Produção para atender um pedido específico – Make to Order

O processo de manufatura se iniciaa partir do momento em que o cliente faz um pedido. Geralmente, os componentes e acessórios se encontram armazenados e, após o pedido do cliente, são utilizados para a manufatura do produto. Caso o fabricante não tenha algum componenten em estoque, o cliente terá que esperar para iniciar a produção. O tempo de entrega para o cliente é maior do que no processo Make to Stock.

Montagem – Assemble to Order

Normalmente utilizado na indústria automobilística que, ao receber o pedido de uma concessionária, monta os veículos conforme as configurações desejadas pelo cliente, como cor, ar-condicionado, teto-solar, som, etc. O fabricante monta uma grande quantidade  diversificada de produtos finais, com diferenets características e poucos elementos ou componentes montados. É necessário haver uma boa manutenção de itens e componentes no estoque devido a alta flexibilidade que a empresa deve ter para entregar os produtos no tempo determinado.

Projetos sob medida – Design to Order ou Engineer to Order

Sistema que envolve projeto, desenho, materiais e componentes, fabricação e montagem. O cliente, na maioria das vezes, estabele as especificações em função da necessidade do produto. É um processo de longa duração que pode levar anos  para a conclusão e a utilização de grande número de pessoas e empresas. Este sistema é utilizado na construção de aviões, navios, satélites, máquinas e caldeiras, edifícios, pontes e várias outras construções do setor civil.

Combinação de Sistemas de Produção

As empresas podem utilizar apenas um dos sistemas de produção ou uma combinação deles. Estoque gera custos na cadeia de abastecimento, mas por outro lado permite um tmepo de entrega mais curto ao cliente, portanto, definir estratégias levando em consideração os tipos de produtos a ser manufaturados e os perfis dos clientes é essencial para evitar custos adcionais e atender às necessidades do mercado.

Rodolfo Luiz Alvarenga

Metodologia 5S’s – O que é? Qual o conceito?

O Método “5S” foi base da implantação do Sistema de Qualidade Total nas
empresas. Surgiu no Japão, nas décadas de 50 e 60, após a Segunda Guerra
Mundial, quando o país vivia a chamada crise de competitividade. Além disso,
havia muita sujeira nas fábricas japonesas, sendo necessária uma reestruturação
e uma “limpeza”.

O país precisava reestrutura-se, organizar as indústrias e melhorar a produção
para ser compatível com o mercado mundial.

O programa tem este nome por tratar-se de um sistema de cinco conceitos
básicos e simples, porém essenciais e que fazem a diferença no Sistema da
Qualidade.

Espanha e Inglaterra adotaram metodologias equivalentes, porém com nomes
diferentes: “Teoria da Escova” e “Housekeeping”, respectivamente; mas a idéia é a
mesma- sempre buscar o Sistema da Qualidade Total .

É possível eliminar o desperdício (tudo o que gera custo extra) em cinco fases,
com base no método “5S”. Foi um dos fatores para a recuperação de empresas
japonesas e a base para a implantação da Qualidade Total naquele país.
Os cinco conceitos foram introduzidos no Brasil posteriormente, em 1991, pela
Fundação Cristiano Ottoni.

Os 5 conceitos são:

1.º S – SEIRI – SENSO DE CLASSIFICAÇÃO
CONCEITO: Separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário. 

É essencial saber separar e classificar os objetos e dados úteis dos inúteis da
seguinte forma:
• o que é usado sempre: colocar próximo ao local de trabalho.
• o que é usado quase sempre: colocar próximo ao local de trabalho.
• o que é usado ocasionalmente: colocar um pouco afastado do local d trabalho.
• o que é usado raramente, mas necessário: colocar separado, em local
determinado.
• o que for desnecessário: deve ser reformado, vendido ou eliminado, pois ocupa
espaço necessário e atrapalha o trabalho.

2.º S – SEITON – SENSO DE ORDEM
CONCEITO: Identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar
facilmente. É colocar em ordem, conforme sua frequência de utilização.

Nesta fase é importante:
• padronizar as nomenclaturas.
• usar rótulos e cores vivas para identificar os objetos, seguindo um padrão.
• guardar objetos diferentes em locais diferentes.
• expor visualmente os pontos críticos, tais como extintores de incêndio,
locais de alta voltagem, partes de máquinas que exijam atenção, etc.
• determinar o local de armazenamento de cada objeto
• onde for possível, eliminar as portas.
• Não deixar objetos ou móveis no meio do caminho, atrapalhando a
locomoção no local.

3.º S – SEISO – SENSO DE LIMPEZA
CONCEITO: Manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e
aprendendo a não sujar. Tem como objetivo limpar, possibilitando a ordenação da área e eliminando a sujeira acumulada durante o tempo.

O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona:
• Maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando o retrabalho.
• Evita perdas e danos de materiais e produtos.

Para isto, é importante que o pessoal tenha consciência e habitue-se a:
• Procurar limpar os equipamentos após o seu uso, para que o próximo a usar
encontre-o limpo.
• aprender a não sujar e eliminar as causas da sujeira.
• definir responsáveis por cada área e sua respectiva função.
• manter os equipamentos, ferramentas, etc, sempre na melhor condição de uso
possível.
• Após usar um aparelho, deixá-lo limpo e organizado para o próximo utilitário
• Cuidar para que se mantenha limpo o local de trabalho, dando atenção para os
cantos e para cima, pois ali acumula-se muita sujeira
• Não jogar lixo ou papel no chão
• Dar destino adequado ao lixo, quando houver 

4.º S – SEIKETSU – SENSO DE PADRONIZAÇÃO
CONCEITO: O termo SEIKETSU não expressa um movimento de ação como nos 3 primeiros S’s, ele representa um “estado” ou uma “conseqüência ”. Significa manter o estado dos 3S’s, promovendo o consenso de padrões individuais para padrões coletivos.

O pessoal deve ter consciência da importância desta fase, tomando um conjunto
de medidas:
• ter os três S’s previamente implantados.
• Capacitar o pessoal para avaliem se os conceitos estão sendo aplicados
realmente e corretamente
• eliminar as condições inseguras de trabalho, evitando acidentes ou
manuseios perigosos
• humanizar o local de trabalho numa convivência harmônica.
• difundir material educativo sobre a saúde e higiene.
• respeitar os colegas como pessoas e como profissionais,
• colaborar, sempre que possível, com o trabalho do colega
• cumprir horários,
• entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hábil,
• não fumar em locais impróprios, etc.

5.º S – SHITSUKE – SENSO DE AUTO-DISCIPLINA
CONCEITO: O cumprimento de regras determinadas, o uso do uniforme, crachá de identificação, ou dos  equipamentos de proteção são diversos “contratos”realizados mutuamente para melhorar as condições e o ambiente de trabalho. Fazer dessas atitudes, ou seja, da metodologia, um hábito, transformando os 5s’s num modo de vida.

Atitudes importantes:
• Usar a criatividade no trabalho, nas atividades.
• Melhorar a comunicação entre o pessoal no trabalho.
• Compartilhar visão e valores, harmonizando as metas.

• Treinar o pessoal com paciência e persistência, conscientizando-os para os 5s’s .
• De tempos em tempos aplicar os 5s’s para avaliar os avanços.

Apesar de mal difundido por empresas e pela literatura técnica, hoje se fala do 6º S – SOISEN SUIHAN, que siginifica INSISTIR EM ENSINAR. 

—— 

Qualquer opinião, crítica, dúvida e sugestão, por favor, deixe um comentário!

Milk-Run

Traduzindo ao pé da letra, Milk Run significa Corrida do Leite. Esse nome é devido ao processo de um transportador passar em duas ou mais fazendas sem cruzar caminho na rota, retirar o leite e, em seguida, entregá-lo a uma empresa de laticínio. Isso é um dos exemplos do conceito de Milk Run, que mais comumente é usado na indústria automobilística.

Milk Run é um sistema de coletas programadas de materiais, que utiliza um único equipamento de transporte, normalmente de algum Operador Logístico, para realizar as coletas em um ou mais fornecedores e entregar os materiais no destino final, sempre em horários pré-estabelecidos.

O sistema de coleta programada de peças MR, que vem sendo adotado por um número crescente de empresas, permite um maior controle sobre as peças realmente necessárias e utiliza uma maior freqüência de abastecimento (lotes menores) com conseqüente redução de estoques.

O Milk Run possibilita um bom ambiente para a introdução, manutenção e melhorias de administração Just-in-Time, pela ter como uma de suas características a redução de estoques em toda a cadeia de suprimentos.

Objetivos do Milk Run:

• Reduzir Custos Logísticos;

• Controlar os Materiais em Trânsito

• Reduzir os Níveis de Estoque;

• Uniformizar o Volume de Recebimento de Materiais;

• Agilizar o Carregamento e o Descarregamento.

Benefícios do Milk Run:

• Embarques programados segundo a necessidade do cliente – uso de janelas de coleta com data, horário e quantidades pré-estabelecidas;

• Estoques reduzidos devido à pulverização de embarques;

• Nivelamento do fluxo diário de recebimento de materiais e redução do trânsito interno na fábrica;

• Otimização na utilização (capacidade volumétrica) dos equipamentos de transporte, o que reduz bastante os custos associados à movimentação de materiais;

• Melhoria nos serviços de manuseio de materiais, possibilitado pelo uso de embalagens padronizadas e reutilizáveis e pela maior agilidade no carregamento e descarregamento dos veículos;

• Redução substancial nos custos de manutenção de estoques, pois o que chega dos fornecedores pode alimentar diretamente a linha de produção;

• Possibilita a implementação de sistemas Just-in-Time integrado nas empresas parceiras.

Um exemplo prático de Milk Run na indústria automobilística é a utilização de um transportador para fazer a coleta dos suprimentos em vários fornecedores de uma região e seguir em direção á montadora. Dessa forma, evita-se utilizar um transportador ou veículo para cada fornecedor, reduzindo custos com fretes e estocando apenas o necessário.

Para obter um bom sistema de Milk Run fornecedores, operadores logísticos e clientes têm de estar sincronizados, possuir um bom canal de comunicação entre esses elos e cumprir com as devidas responsabilidades. Os fornecedores devem ter materiais prontos para embarcar na doca de expedição, na quantidade programada para o dia, observando os seguintes pontos antes da chegada do caminhão – embalagens padronizadas, devidamente paletizadas, etiquetadas e com a documentação emitida. Os operadores logísticos devem cumprir os tempos programados nas janelas de coleta (nos fornecedores) e janelas de entrega (nos clientes). Os clientes devem aos fornecedores todas as informações necessárias para a programação de suas fábricas – previsão da produção (10 semanas, por exemplo), programação da produção (2 semanas, por exemplo) e o ajuste final diário

Quando falamos de Milk Run não podemos esquecer da roteirização. Como o transporte é um dos principais personagens do sistema Milk Run, é essencial o uso de bons softwares roteirizadores para a definição das melhores rotas para a coleta e entrega de materiais, de forma a reduzir a distância percorrida e o transit-time dos produtos.

Rodolfo Luiz Alvarenga