Dez deveres de casa de todas as Transportadoras e Operadores Logísticos em 2013

2013 está aí e novos desafios serão impostos em um ano que não deverá ser tão diferente deste. Portanto, esteja preparado. Abaixo relaciono dez deveres de casa que todas as Transportadoras precisarão colocar em prática em 2013.

1) Retenha e atraia talentos para a sua empresa
Perder profissionais é normal. Não é normal e nem saudável para a sua empresa perder profissionais talentosos. Por isso, tenha um atenção especial para aqueles que a sua empresa considera essenciais.

2) Gerencie a partir de números
Abandone de uma vez por todas o achismo e a tentativa e erro. Isso custa muito caro. Tenha relatórios financeiros confiáveis que permitam uma eficaz gestão, como a DRE – Demonstração do Resultado do Exercício, o Fluxo de Caixa e o Balanço Patrimonial. Tenha também indicadores de desempenho, metas e uma metodologia para a correção e prevenção dos desvios.

3) Atua na causa raiz dos problemas e trabalhe dentro de uma filosofia de melhoria contínua
Uma vez identificada a não conformidade, atua na causa raiz. Para isso utilize as tradicionais ferramentas da qualidade, como o PDCA, 5W2H, brainstorming, Diagrama de Ishikawa, etc. Valorize a sua área de Qualidade e transforme a melhoria contínua em uma atividade de todos os departamentos.

4) Aprimore suas ferramentas de custeio e formação de preços
Implemente (ou aprimore) o processo de custeio e de formação de preços na sua empresa. Não se contente em elaborar preços utilizando as cotações de seus principais concorrentes ou a partir de números mágicos existentes na sua empresa. Garanta que o fluxo de informações seja extremamente confiável e que todos os componentes do custo sejam devidamente apropriados.

5) Seja extremamente rigoroso com custos e despesas
Tenha um domínio total dos custos e despesas da empresa e de seu comportamento em relação ao faturamento e volume movimentado.

6) Aja com empatia e coloque-se no lugar de seu Cliente
Pense como seu Cliente, por mais difícil que isso pareça. Assim, você estará sempre à frente, agindo de forma proativa e não reativa. Compreenda suas reais necessidades e expectativas e proponha a ele novos serviços, e serviços que realmente adicionem valor ao negócio de ambos.

7) Aprofunde-se no entendimento do mercado e na atuação de seus concorrentes
Não interprete o mercado a partir de boatos ou fofocas. Desenvolva mecanismos de inteligência para entender como as variáveis macroeconômicas podem influenciar o seu negócio e o negócio dos seus principais clientes. Monitore também os passos da concorrência para que sejam tomadas as ações para a neutralização de suas ações.

8) Inove em alguma coisa realmente significativa
Verifique o que pode ser aprimorado. Se a ação produzir apenas efeito marginal, avalie a viabilidade de reinventar o modo de fazer. Sem inovação você permanecerá em uma valacomum e estrará totalmente exposto aos efeitos da “comoditização” do mercado. Se precisar, realize um processo de reengenharia na sua empresa.

9) Fidelize o Cliente
Identifique formas de ampliar vínculos com o seu Cliente e de aprimorar os serviços prestados. Trabalhe para ter clientes fiéis, e se possível, clientes vendedores, que recomendarão a sua empresa a outros Embarcadores.

10) Busque relacionamentos ganha – ganha
Seja seletivo ao prospectar novos clientes e ao ampliar seus vínculos contratuais. Não aceite absurdos impostos pelos Embarcadores, como por exemplo: a contratada obriga-se a disponibilizar a quantidade de veículos solicitada pela Contratante em até vinte e quatro horas, sob pena de penalidade financeira.

Se não for para atuar em parceria, busque um novo Cliente!

Artigo escrito por Marco Antonio Oliveira Neves, Diretor da Tigerlog Consultoria e Treinamento em Logística Ltda.

Auditoria

Auditoria é uma atividade de avaliação independente, voltada para o exame e avaliação da adequação, eficiência e eficácia dos sistemas de controles internos de uma organização e o respeito a normas e padrões predeterminados, objetivando a integridade, transparência e confiança nas informações e operações.

Um dos objetivos da auditoria é estabelecer e monitorar planos, critérios, avaliações e métodos de trabalho para tornar o sistema de controles operantes, reduzindo sistematicamente as possibilidades de erros e eliminando atividades que não agregam valor para a empresa.

Tipos de Auditoria

Auditoria de primeira parte (auditoria interna):

São auditorias conduzidas pela própria organização, ou em seu nome, para análise crítica pela direção e outros propósitos internos, e podem formar a base para uma auto-declaração de conformidade da organização. Em muitos casos, particularmente em pequenas organizações, a independência pode ser demonstrada pela liberdade de responsabilidades pela atividade sendo auditada.

Auditoria de segunda parte:

Auditorias realizadas por partes que têm um interesse na organização, tais como clientes, ou por outras pessoas em seu nome.

Auditoria de terceira parte:

Auditorias executadas por uma organização externa de auditoria independente, tais como organizações que provêem certificados ou registros de conformidade com os requisitos da ISO 9001, 14001 ou outra norma.

A auditoria logística é um exame periódico do status das atividades logísticas. Em função da possibilidade de ocorrência de erros nos sistemas de relatório e da ausência de relatórios sobre determinadas atividades, surge a necessidade de uma completa avaliação periódica da situação. Um sistema de controle perde sua efetividade quando a informação disponível carece de precisão. A auditoria de informação é usada para estabelecer novos pontos de referência em relação aos quais os relatórios são gerados e para corrigir erros resultantes do desempenho de algumas atividades logísticas vítimas da informação errada.

Exemplos de atividades a serem auditadas:

• Compras
• Estoque
• Inventário
• Fretes
• Controle da frota, transporte e distribuição
• Armazenagem
• Níveis de serviço ao cliente
• Custos logísticos

Todas elas provêem informações básicas indispensáveis para um efetivo controle logístico.

Contratar uma agência externa é algo especialmente benéfico para a pequena empresa que não pode prover eficientemente uma equipe para tal atividade.

Eficácia x Eficiência

Um post bem rápido 🙂

Apesar das palavras quase parecem ortograficamente iguais, seus significados são bem diferentes. Algumas empresas têm a visão de que não importa a quantidade de recursos necessários serão usados para atender a demana de determinado produto, oferecer um bom serviço, atingir um objetivo, mas sim o cumprimento do que foi acertado. Essas empresas são eficazes, mas não eficientes.

Eficácia é a forma de como uma empresa atinge um determinado objetivo ou resultado.  Enquanto a eficiência busca atingir tal objetivo, mas com medidas para a redução do uso de recursos da empresa. Empresas bem organizadas e que buscam vantagem competitiva visam a eficiência, ou seja, produzir mais com menos.

Metodologia 5S’s – O que é? Qual o conceito?

O Método “5S” foi base da implantação do Sistema de Qualidade Total nas
empresas. Surgiu no Japão, nas décadas de 50 e 60, após a Segunda Guerra
Mundial, quando o país vivia a chamada crise de competitividade. Além disso,
havia muita sujeira nas fábricas japonesas, sendo necessária uma reestruturação
e uma “limpeza”.

O país precisava reestrutura-se, organizar as indústrias e melhorar a produção
para ser compatível com o mercado mundial.

O programa tem este nome por tratar-se de um sistema de cinco conceitos
básicos e simples, porém essenciais e que fazem a diferença no Sistema da
Qualidade.

Espanha e Inglaterra adotaram metodologias equivalentes, porém com nomes
diferentes: “Teoria da Escova” e “Housekeeping”, respectivamente; mas a idéia é a
mesma- sempre buscar o Sistema da Qualidade Total .

É possível eliminar o desperdício (tudo o que gera custo extra) em cinco fases,
com base no método “5S”. Foi um dos fatores para a recuperação de empresas
japonesas e a base para a implantação da Qualidade Total naquele país.
Os cinco conceitos foram introduzidos no Brasil posteriormente, em 1991, pela
Fundação Cristiano Ottoni.

Os 5 conceitos são:

1.º S – SEIRI – SENSO DE CLASSIFICAÇÃO
CONCEITO: Separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário. 

É essencial saber separar e classificar os objetos e dados úteis dos inúteis da
seguinte forma:
• o que é usado sempre: colocar próximo ao local de trabalho.
• o que é usado quase sempre: colocar próximo ao local de trabalho.
• o que é usado ocasionalmente: colocar um pouco afastado do local d trabalho.
• o que é usado raramente, mas necessário: colocar separado, em local
determinado.
• o que for desnecessário: deve ser reformado, vendido ou eliminado, pois ocupa
espaço necessário e atrapalha o trabalho.

2.º S – SEITON – SENSO DE ORDEM
CONCEITO: Identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar
facilmente. É colocar em ordem, conforme sua frequência de utilização.

Nesta fase é importante:
• padronizar as nomenclaturas.
• usar rótulos e cores vivas para identificar os objetos, seguindo um padrão.
• guardar objetos diferentes em locais diferentes.
• expor visualmente os pontos críticos, tais como extintores de incêndio,
locais de alta voltagem, partes de máquinas que exijam atenção, etc.
• determinar o local de armazenamento de cada objeto
• onde for possível, eliminar as portas.
• Não deixar objetos ou móveis no meio do caminho, atrapalhando a
locomoção no local.

3.º S – SEISO – SENSO DE LIMPEZA
CONCEITO: Manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e
aprendendo a não sujar. Tem como objetivo limpar, possibilitando a ordenação da área e eliminando a sujeira acumulada durante o tempo.

O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona:
• Maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando o retrabalho.
• Evita perdas e danos de materiais e produtos.

Para isto, é importante que o pessoal tenha consciência e habitue-se a:
• Procurar limpar os equipamentos após o seu uso, para que o próximo a usar
encontre-o limpo.
• aprender a não sujar e eliminar as causas da sujeira.
• definir responsáveis por cada área e sua respectiva função.
• manter os equipamentos, ferramentas, etc, sempre na melhor condição de uso
possível.
• Após usar um aparelho, deixá-lo limpo e organizado para o próximo utilitário
• Cuidar para que se mantenha limpo o local de trabalho, dando atenção para os
cantos e para cima, pois ali acumula-se muita sujeira
• Não jogar lixo ou papel no chão
• Dar destino adequado ao lixo, quando houver 

4.º S – SEIKETSU – SENSO DE PADRONIZAÇÃO
CONCEITO: O termo SEIKETSU não expressa um movimento de ação como nos 3 primeiros S’s, ele representa um “estado” ou uma “conseqüência ”. Significa manter o estado dos 3S’s, promovendo o consenso de padrões individuais para padrões coletivos.

O pessoal deve ter consciência da importância desta fase, tomando um conjunto
de medidas:
• ter os três S’s previamente implantados.
• Capacitar o pessoal para avaliem se os conceitos estão sendo aplicados
realmente e corretamente
• eliminar as condições inseguras de trabalho, evitando acidentes ou
manuseios perigosos
• humanizar o local de trabalho numa convivência harmônica.
• difundir material educativo sobre a saúde e higiene.
• respeitar os colegas como pessoas e como profissionais,
• colaborar, sempre que possível, com o trabalho do colega
• cumprir horários,
• entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hábil,
• não fumar em locais impróprios, etc.

5.º S – SHITSUKE – SENSO DE AUTO-DISCIPLINA
CONCEITO: O cumprimento de regras determinadas, o uso do uniforme, crachá de identificação, ou dos  equipamentos de proteção são diversos “contratos”realizados mutuamente para melhorar as condições e o ambiente de trabalho. Fazer dessas atitudes, ou seja, da metodologia, um hábito, transformando os 5s’s num modo de vida.

Atitudes importantes:
• Usar a criatividade no trabalho, nas atividades.
• Melhorar a comunicação entre o pessoal no trabalho.
• Compartilhar visão e valores, harmonizando as metas.

• Treinar o pessoal com paciência e persistência, conscientizando-os para os 5s’s .
• De tempos em tempos aplicar os 5s’s para avaliar os avanços.

Apesar de mal difundido por empresas e pela literatura técnica, hoje se fala do 6º S – SOISEN SUIHAN, que siginifica INSISTIR EM ENSINAR. 

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